Otomatisasi Sarana Prasarana ~ (Administrasi Sarana dan Prasarana XI )

========= K-I ==========

SARANA DAN PRASARANA KANTOR
Pengertian Menurut Depdiknsa
Dibedakan antara sarana dan persarana
a. Sarana adalah semua parangkat peralatan, bahan dan berabotan yang secara langsung digunakan dalam proses pekerjaan kantor.

b. Prasarana adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses pekerjaan kantor.

Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan, di dalam memenuhi kebutuhan- kebutuhan pekerjaan kantor. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama sehingga terselengagaranya suatu proses usaha yang terhubung dengan benda-benda tidak bergerak, seperti gedung, ruang kantor, dan tanah.

Dua Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor

1.Peralatan atau Perlengkapan Kantor(Office Supplies)
Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik

Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu :
Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibagi menjadi 3, antara lain :

-Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).
-Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran)..
-Berbentuk buku, antara lain :
1.Buku catatan (block note)
yaitu buku yang digunakan untuk menulis catatan harian sekretaris
2.Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi
3.Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain atau relasi yang khususnya sering melakukan kerjasama
4.Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari berbagai organisasi yang menjadi relasi dan nomor-nomor penting lainnya.
5.Kamus (bahasa Indonesia dan asing)
6.Peta kota-kota besar

Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan atau kemajuan perusahaan selama setahun terakhir.

Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.

Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar masuknya surat setiap hari.

Buku catatan keuangan.

Buku objek wisata (brosur atau pamflet).

=========== K-II ==========

2.Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya dibagi menjadi 2, antara lain :

- Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama.

- Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya tahan lama.

1. Mesin-mesin Kantor(Office Machine)
Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

2. Mesin Komunikasi Kantor (Office Communication)
Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.

3. Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

4. Interior Kantor (Office Arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.

5.Tata Ruang Kantor(Office Lay Out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja. Berikut pengertian tata ruang kantor menurut pendapat beberapa

Administrasi perkantoran yaitu :

Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya

Menurut Littlefield dan Peterson dalam bukunya

Modern Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan pada luas ruang yang tersedia

Berikut penjelasan tata ruang kantor berdasarkan tujuan, bentuk, dan pedomannya:

Tujuan Tata Ruang Kantor

-Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan betah dalam bekerja.

-Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna.

-Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.

-Memudahkan dalam pengawasan.

-Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada rekan kerja maupun kepada pelanggan.

-Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.

-Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.

-Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.

-Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan.

============== K-III==============

Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

Ruang kantor terbuka(open plan offices)

adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

Keuntungan tata ruang kantor terbuka yaitu :

-Mudah merubah ruangan.

-Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antarkaryawan.

-Mudah dalam pengawasan.

-Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan.

-Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan kerja.

-Memperlancar arus pekerjaan.

-Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar sehingga suasana jadi lebih segar.

Kerugian tata ruang kantor terbuka yaitu :

-Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.

-Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu.

-Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.

Ruang kantor tertutup (closed plan offices)

adalah ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu. Keuntungan tata ruang kantor tertutup yaitu :

-Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga.

-Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang karena terhindar dari kebisingan.

-Karyawan lebih leluasa dalam bekerja. Kerugian tata ruang kantor tertutup yaitu :

-Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat.

-Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap.

-Perubahan tempat lebih sulit dilakukan. 2.

tertutup yaitu menjaga privasi kerja dan kerugian tata

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 m.
Keuntungan tata ruang kantor semi tertutup;

ruang kantor semi tertutup yaitu perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

1.Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor.

Asas-asas tata ruang kantor antara lain :

-Asas jarak terpendek.

-Asas rangkaian kerja.

-Asas penggunaan seluruh ruangan.

-Asas integrasi kegiatan.

-Asas perubahan susunan tempat kerja.

-Asas keamanan dan kepuasan karyawan.

2.Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain :

-Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan diempatkan berdekatan.

-Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus.

-Alur kerja harus sederhana.

-Perlengkapan kantor diletakkan dekat karyawan yang menggunakannya.

-Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama.

-Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung

Gambar 1.1 Tata Ruang Kantor Tertutup

Gambar 1.2 Tipe Ruang Kantor Terbuka

Tugas Diskusi Kelas K-I,K-II, K-III

Setelah mempelajari ruang kantor coba tentukan ruang kantor di sekolah sesuai dengan pengertian di atas termasuk ruang kantor tipe ?....

Diskusi Kelompok 1

Diskusi Kelompok 2

Diskusi Kelompok 3

==============================================

PRAKTEK XI AP

Jenis kantor tipe terbuka dan tertutup

Menurut Tatang M. Amirin

Dibedakan antara sarana dan prasarana. Sarana pendidikan adalah segala macam alat yang digunakan secara langsung dalam proses pekerjaan kantor.

Prasarana pendidikan adalah segala macam alat yang tidak secara langsung digunakan dalam proses pekerjaan kantor.

Jadi pengertian sarana dan prasarana kantor menurut beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa saran dan perasarana kantor dikelompokkan menjadi 2 (dua) kelompok yaitu:

a. Saranan kantor adalah semua perangkat peraturan, bahan, dan perabot yang secara langsung digunakan dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

b. Prasarana kantor adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses penyelesaian pekerjaan kantor.

Ruang Kantor Ustad Yusuf Mansur